XRP |Gestão de Despesas

Este módulo permite a apresentação de despesas por todos os colaboradores, desde despesas associadas ao normal funcionamento da organização a despesas oriundas de processos de viagem e de representação. Permite ainda o cálculo automático de ajudas de custo, quer associadas a distância, quer a tempo de deslocação.

A informatização deste processo traz substanciais benefícios para a empresa, entre os quais destacamos:

• Importantes ganhos de produtividade em todo o processo de apresentação de despesas, quer através da redução da burocracia, quer pela eliminação de tarefas que não geram qualquer valor acrescentado;
• Implantar um controlo efetivo das despesas, disponibilizando informação on-line sobre tipo e valores, e informação detalhada, quer individualmente, quer da organização no seu todo ou ainda de acordo com o organograma;
• Validar a despesa face ao orçamento;
• Efetuar o processamento contabilístico de uma forma automática e on-line, facilitando, assim, o fecho das contas;
• Controlar todos os adiantamentos em poder de colaboradores/terceiros;
• Efetuar o cálculo automático das ajudas de custo.

Principais características e funcionalidades:

• Linhas de despesa configuráveis com associação a conta contabilística e informação para tratamento de IVA;
• Cálculo de ajudas de custo em função do tempo, da distância, do nível hierárquico do utilizador e da data/hora de partida e data/hora de chegada;
• Apresentação de despesas pagas com dinheiro e/ou cartões de crédito;
• Até cinco divisas diferentes por relatório;
• Na prestação de despesas com veículos, possibilidade de associar matrícula e cálculo automático do valor a pagar em quilómetros;
• Quando associado a deslocações e viagens, possibilidade de prestar contas de diversas viagens num único relatório e calcular automaticamente as ajudas de custo;
• Possibilidade de calcular automaticamente o IVA dedutível em despesas efetuadas no estrangeiro;
• Tratamento dos adiantamentos e do cálculo automático dos saldos a receber/pagar;
• Possibilidade de configurar orçamentos individuais, centro de custo, unidade, com circuito de autorizações em caso de excesso;
• Perfil de tesouraria para pagamentos/recebimentos.

Informação e estatísticas

• Estatísticas on-line sobre custos, padrões de despesa e qualidade do serviço;
• Relatórios configuráveis que podem ser emitidos quer centralmente, quer a nível da unidade e do próprio utilizador;
• Fácil exportação de toda informação para ficheiros informáticos (por exemplo, Excel);
• Geração de ficheiro PS2 e ficheiros para interface contabilística.

No relatório, encontra-se, por linha, o tipo de despesa e, por coluna, o tipo de divisa.

A tesouraria dispõe de um ecrã que permite a visualização do estado de todos os relatórios e adiantamentos.

Funcionalidades gerais das aplicações XRP
Para além das funcionalidades próprias, a aplicação beneficia de todas as funcionalidades das aplicações XRP, das quais destacamos:

• Ecrãs e funcionamento intuitivo, reduzindo as necessidades de formação;
• Programa de avisos e notificações por e-mail e SMS;
• Programa completo de autorizações por eventos e valores;
• Delegação de competências;
• Possibilidade de configurar o workflow;
• Aplicação multilingue com consolidação;
• Integração com o portal do colaborador/intranet;
• Gestão de férias e ausências;
• Interface integralmente em browser;
• Integração com as aplicações de gestão documental;
• Integração com SAP, Oracle Finance, Microsoft Dynamics (Navision), Primavera, PHC;
• Exportação de processos para ficheiros CSV (lido pelo Excel) a partir do browser;
• Gateway para troca de ficheiros de textos para interligação a outras aplicações com registo de ficheiros exportados.

Integração com outras aplicações XRP
Recomendamos a integração desta aplicação com o módulo de viagens e deslocações, uma vez que é frequente os processos de viagem e de deslocações encerrarem-se com a prestação de contas.

O utilizador confirma as férias e as delegações de competências.

Módulo de autorizações.

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Para obter uma descrição mais detalhada do produto, basta fazer o download do documento associado. Para informações adicionais ou para solicitar uma demonstração, basta enviar um e-mail para Informações Financeiros ou contactar-nos pelo telefone 21 381 17 10.