O  XRP |Frotas permite que sejam registados os custos associados aos veículos, aos complementos e aos utilizadores, quer a partir de faturação importada, quer por registo direto.

A funcionalidade da aplicação que permite caracterizar o tipo de custo e agrupá-lo em função da sua natureza é designada por "Serviço".

• indicar os dados contabilísticos utilizados nos sistemas ERP de forma a ser possível exportar os movimentos importados na aplicação para estes sistemas;
• indicar o serviço extra-contrato a utilizar, caso o serviço não esteja no contrato e se utilize a funcionalidade de importação de faturação com validação das despesas contratuais;
• indicar o fator de emissão de CO₂, para os serviços que caraterizam movimentos de abastecimento em litro (l) ou quilowatt-hora (kWh), de forma a poder ser estimado o valor das emissões de CO₂ dos veículos.

As funcionalidades que utilizam os serviços são:

• as  que permitem o registo na aplicação dos movimentos faturados, por importação de ficheiros de faturação ou por inserção por ecrã dos dados de uma fatura;
• a  exportação para sistemas ERP dos dados dos movimentos\custos importados na aplicação. Na configuração dos serviços são indicados os dados contabilísticos que permitem esta exportação;
• as estatísticas onde são apresentados os custos, associados aos veículos ou aos complementos, registados na aplicação. Os serviços nas estatísticas permitem caracterizar e agrupar os custos tendo em conta a origem dos mesmos;
• os processos de manutenção ou de despesas, onde os serviços caracterizam a manutenção\despesas e os custos associados;
• as oficinas, onde os serviços permitem classificar o tipo de intervenção;
• os plafonds, onde são definidos os serviços que determinam os movimentos que vão ser imputados aos plafonds.

No seguimento deste artigo descreve-se como criar e configurar um serviço.

Perfil e acesso
A criação e configuração dos serviços encontra-se acessível aos utilizadores com o perfil - Frota - Configurações e Contabilidade.
O menu de acesso é: Configurações > Base de dados > Serviços > Criar/Editar.

Criar\Configurar um serviço
Através do menu acima indicado tem acesso ao ecrã [Gestão de Serviços Suporte], onde se encontram listados os serviços já existentes na aplicação. Para criar um novo serviço clique no botão |Criar| e preencha os campos disponíveis no ecrã de criação de serviço.

Dados do serviço
Tipo: Ao criar um serviço deve especificar o "Tipo" de serviço. Este parâmetro vai determinar como é que o serviço pode funcionar na aplicação. Existem 4 tipos de serviços:

Nome: nome do serviço;
Código ERP: código que liga os serviço ao sistema ERP.
Fator de conversão para plafonds: define o tipo de conversão a aplicar, nas seguintes situações:
i) nos serviços dos plafonds, caso a parcela a importar esteja numa unidade diferente da unidade de funcionamento do plafond;
ii) nos pedido de crédito ao plafond, caso a unidade do serviço associado ao pedido esteja numa unidade diferente da unidade de funcionamento do plafond.
Nota: A configuração dos fatores de conversão de plafonds é feita pelo menu: Gestão > Plafonds > Factores Conversão.
Unidades: define a unidade dos movimentos que o serviço caracteriza. O parâmetro unidade pode ter três tipos de implicações:
i) nas estatísticas dos veículo, ou complementos, este parâmetro define qual a unidade associada à "Quantidade" do serviço;
ii) na importação dos movimentos por ficheiro, este parâmetro, se diferente de "Euro", obriga a que as quantidades dos movimentos, (ex., litros, MByte), sejam também importadas;
iii) nos serviços do tipo plafond, define a unidade dos pedidos de crédito ao plafond.
Quantidade nos relatórios: define se nos relatórios dos custos são apresentadas as quantidades associadas aos movimentos;
Autorização gestão manutenção: este campo apenas se aplica aos serviços do tipo geral associados a processos de manutenção\despesas, e define se o processo tem, ou não, de ser autorizado pelo gestor de manutenção;
Serviços sem contrato: Serviço utilizado quando o serviço faturado não está no contrato e o template de importação se encontra configurado com validação de contrato. Pode ser outro serviço ou o próprio;

Associar a fornecedor: Campo disponível após o serviço ser criado. Os serviços marcados, pela checkbox do campo, ficam automaticamente associados aos serviços dos fornecedores criados na aplicação. Útil para identificar os serviços de manutenção e agilizar a associação desses serviços aos respetivos fornecedores.

Fator emissão CO2: este campo apenas se aplica aos serviços com Unidades em litros ou kWh e serve para indicar o fator de emissões de CO₂ em kg/l ou kg/kWh. Este campo é utilizado para calcular as emissões de CO2, se forem indicadas as quantidades associadas aos movimentos. A quantidade deve vir em litro ou kWh.
As emissões de CO₂, em kg, são calculadas de acordo com a seguinte expressão: 

Emissões de CO₂ = Fator emissão CO2 X Quantidade

À data atual os valores de referência para o "Fator emissão CO2", consoante o tipo de combustível, são:
- Gasóleo ⁽¹⁾ - F_CO2 = 2,640 kg/l
- Gasolina ⁽¹⁾ - F_CO2 = 2,392 kg/l
- GPL ⁽¹⁾ - F_CO2 = 1,665 kg/l
- Elétrico ⁽²⁾ - F_CO2 = 0,209 kg/KWh

Fontes:
⁽¹⁾ Website Ecoscore - http://ecoscore.be/en/info/ecoscore/co2.
⁽²⁾ Dado da EDP de 2017 das emissões de CO2, em kg, por kWh de energia elétrica produzida.

Taxas de IVA
As taxas de IVA permitem que nas estatísticas dos veículos, ou dos complementos, seja apresentado o valor com IVA ou o custo suportado.


Contas contabilísticas
Cada linha especifica as condições em que se aplicam os códigos contabilísticos e de IVA, e o regime de IVA. As linhas para os movimentos de crédito devem ter a checkbox da coluna NC (Nota de Crédito) selecionada.

Caso a aplicação não encontre a linha com a classificação do veículo\complemento associado à despesa, é considerada a linha da empresa com o dado Default na Categoria e no Tipo. Caso não encontre o Grupo Fiscal do veículo, a  linha a considerar terá de ter também o Grupo Fiscal vazio.

Nota: Para acrescentar linhas às tabelas, clique no ícone "+", à direita do respetivo cabeçalho.


Processos de Manutenção\Despesas - configurações
Apenas podem ser associados serviços do tipo geral a estes processos. Para estes serviços é necessário configurar, além do campo "Configuração gestão manutenção", duas zonas adicionais: "Detalhes do serviço" e "Autorizações para o Responsável Directo".

Detalhes do serviço
Esta funcionalidade pode ter duas finalidades:

1. Para serviços que englobam outras intervenções, (por exemplo, serviço de Manutenção preventiva), o detalhe do serviço permite especificar, de forma normalizada, os serviços do processo de manutenção\despesas e fornecer o valor de referência total^(*) para efeitos de autorização ao Responsável Direto. ^(*) O valor total de referência é igual ao somatório dos valores de referência dos detalhes dos serviços associados ao processo.

Nota: Para os clientes que já trabalham com manutenção detalhada, em alternativa, o serviço pode ser detalhado utilizando a funcionalidade de Tarefas de Manutenção.

2. Para serviços que já são específicos, permite que no pedido de manutenção seja detalhado o serviço. No exemplo apresentado neste artigo, o serviço "Bateria" pode ser detalhado pela Marca e Referência num pedido de manutenção.



Autorização para o Gestor de manutenção
Caso pretenda que o processo  passe em autorização para o gestor de manutenção,selecione a opção "Sim" para o campo respetivo indicado nos Dados do serviço. Caso não pretenda, selecione a opção "Não" e, na criação do processo, indique de imediato o fornecedor.


Autorização para o responsável direto
É definido um conjunto de regras para que um processo de manutenção\despesas passe em autorização para o responsável direto (*). Estas regras podem diferir consoante a afetação do veículo - Produção, VS ou Pool.
As regras são:
Para o mesmo veículo e o mesmo serviço, o pedido de manutenção\despesa passa em autorização para o responsável direto se:
i) o Valor máximo anual é superior ao valor da soma dos detalhes do(s) serviço(s) do pedido com o valor acumulado das faturas dos processos autorizados ou fechados do ano em curso;
ii) o Valor máximo mensal é superior ao valor da soma dos detalhes do(s) serviço(s) do pedido com o valor acumulado das faturas dos processos autorizados ou fechados do mês;
iii) o Valor máximo serviço é superior ao valor da soma dos detalhes do(s) serviço(s) do pedido;
iv) o Número máximo anual ultrapassa o número de processos ativos ou fechados do ano em curso;
v) o Número máximo mensal ultrapassa o número de processos ativos ou fechados do mês;
iii) os quilómetros percorridos são inferiores ao Intervalo mínimo em Km, tendo como referência os quilómetros da última manutenção com o serviço.

Se pretender que um serviço nunca obrigue a que os processos de manutenção\despesas passem pela autorização ao responsável direto (*), deve colocar todas as linhas da tabela com um valor muito alto (e.g., 99999), exceto a última linha ("Intervalo Mínimo em Km") que deve ter o valor zero.


(*) Nota: Para os veículos de produção ou de serviço (VS), o autorizador pode ser o responsável do centro de custo, e não o responsável direto, se assim estiver definido na configuração dos processos de manutenção (Menu: Configurações > Frota > Manutenção > Processos > Configurações).